Yey, akhirnya kelar juga urusan binar-webinar ini. Belum kelar 100% sih, karena masih ada juga kekurangan disana-sini, yang menyebabkan ada saja peserta yang komplain belum dapat sertifikat.
Webinar prodi (kami menyebutnya IWC – alias International Webinar Conference, bisa lihat linknya disini) ini awalnya dibuat secara tak sengaja. Atas bantuan tangan ajaib Pak Samsu (alhamdulillah bisa kenal dosen sebaik beliau), jadilah speaker-speaker keren kemudian bersedia hadir secara voluntary dari UK (thanks to Dr Vimal Karani dan dr Laurentya Olga, M.Phil.). Hal inilah yang kemudian mengubah planning, yang awalnya acaranya nggak terlalu gede, jadi acara yang lumayan gede dan challenging. Pendaftaran acara akhirnya ditutup saat jumlah peserta mencapai 1500 orang. Sebenarnya bisa lebih karena kapasitas youtube memang besar, tapi kami khawatir makin complicated untuk pendataannya. Maklum masih newbie, hehehe..
Sebagai bahan pelajaran, berikut adalah hal-hal yang bisa dipelajari dari penyelenggaraan webinar:
1. Menyiapkan pamflet
Pamflet dan copywriting disiapkan, lebih oke kalau sudah dibubuhkan google form untuk kehadiran peserta yang sudah disimpelkan nama webnya lewat bit.ly atau s.id. Jangan lupa menyiapkan satu orang sebagai contact person yang bisa standby untuk tanya-tanya.
2. Konfirmasi kehadiran dan pengiriman link
Konfirmasi kehadiran dan pengiriman link platform dilakukan secara massal, dengan mengirimkan email via MailMerge. Konfirmasi kehadiran dilakukan beberapa hari setelah pendaftaran tutup dengan tujuan agar pendaftar yang mendaftar benar-benar tersaring yang niat datang. Setelah peserta konfirmasi, email berisi link platform (zoom dan youtube) dikirimkan.
Platform yang sepakat kami gunakan adalah Zoom. Alasannya karena (1) sudah familiar di webinar-webinar lain, (2) gambarnya bersih dan suaranya jernih, (3) ada waiting room, (4) ada berbagai variasi teleconference yang diinginkan, dan (5) bisa pakai background.
Zoom mempunyai banyak harga dan bisa disesuaikan dengan budget. Karena berbudget minimalis, maka kami memilih untuk membuat akun Zoom Pro berkapasitas paling kecil (100 orang) dengan biaya kurleb 250ribu. Sisanya bisa melihat via youtube live. Cara menyambungkan Zoom ke Youtube bisa lihat disini.
3.Teknis Acara
Teknis acara disini memikirkan (1) background yang dipakai moderator saat acara, (2) pengkondisian peserta, utamanya make sure microfon di-mute, (3) membantu preparasi kesiapan pembicara, (4) mempersilahkan peserta di waiting room, dan (5) memberikan spotlight kepada pembicara yang saat itu berbicara, dan (6) menjaring dan memilih pertanyaan peserta yang hadir. Enaknya Zoom adalah kita bisa memberikan “spotlight” atau pengaturan tampilan layar kepada pembicara, jadi macem di TV. Karena acara yang kami gelar juga menggalang donasi bagi peserta, maka ada peserta-peserta donatur yang diprioritaskan masuk ke dalam Zoom.
4. Cetak sertifikat
Salah satu urgensi sertifikat adalah biasanya dosen/peserta membutuhkan untuk kenaikan jabatan atau menambah data pengalaman. Desain sertifikat dibuat simpel dan ada watermark agar sulit dipalsu oleh orang lain. Input nama ke dalam sertifikat juga menjadi bagian dari tugas. Sertifikat diinputkan namanya secara otomatis lewat MS Word dan Tab Mailing (MailMerge). Alhamdulillah terbantu karena memudahkan untuk membuat sertifikat secara massal, nggak perlu bikin satu per satu. Kalau mau panduannya bisa dilihat disini.
4. Kirim email ucapan terima kasih
Ucapan terima kasih dikirimkan dengan menyertakan link sertifikat dan link youtube yang telah selesai ditonton. Setelah acara selesai, youtubenya jangan dimatikan agar bisa ditonton oleh audiens lain di luaran sana.
Makin lama makin jago ya, hehehe. Percayalah, practice makes perfect!
